Der Schritt, den fast alle überspringen, bevor sie optimieren (Workflow Design)
- 19. Juni
- 24 Min. Lesezeit
Der Schritt, den fast alle überspringen, bevor sie optimieren
Es gibt ein Muster, das sich durch fast jede Optimierungsaktion zieht – ob KI-Tool, neues Logo, frische Website oder Notion-Datenbank. Man fängt an. Man bastelt. Man kommt voran. Und irgendwann merkt man: Das, was man so sorgfältig aufgebaut hat, bringt einen nicht dorthin, wo man eigentlich hin wollte. Weil man nie geklärt hat, wo das überhaupt ist.
Das ist kein Tool-Problem. Das ist ein Denkproblem – und es passiert nicht, weil jemand nachlässig ist, sondern weil der Druck, schnell loszulegen, grösser ist als die Bereitschaft, kurz innezuhalten.
Optimieren ohne Ziel ist Beschäftigungstherapie
Workflow Design klingt nach Unternehmensberatung. Ist es aber nicht. Der Kern ist simpel: Bevor du einen Prozess gestaltest oder optimierst, musst du wissen, wohin er führen soll. Nicht ungefähr. Konkret.
Das klingt selbstverständlich. Ist es nicht. Die meisten KMU – und das ist keine Kritik, sondern eine ehrliche Beobachtung – setzen sich mit einem neuen Tool auseinander, weil es gerade alle nutzen. Sie probieren es. Sie basteln. Sie schauen YouTube-Videos. Und irgendwann haben sie etwas aufgebaut, das funktioniert, das sie aber nicht brauchen.
»Workflow ohne Ziel ist einfach nur Beschäftigungstherapie.«
Das trifft auf Notion zu, auf KI-Workflows, auf Logo-Redesigns und auf Rebrandings. Der Auslöser ist fast immer derselbe: Druck, etwas zu tun. Das Gefühl, hinterherzuhinken. Die Überzeugung, dass die anderen mit diesem Tool schneller, effizienter, besser sind.
Warum fertige Workflows dich selten retten
Es gibt für fast alles fertige Setups. Vorgefertigte Notion-Vorlagen, KI-Prompts, die »alles« erledigen, Branding-Templates für jede Branche. Das Problem: Diese Workflows sind für jemand anderen gebaut. Für eine andere Ausgangslage, andere Ziele, andere Ressourcen.
Wer ein Template übernimmt, passt sich dem Template an – statt den Prozess auf das eigene Ziel zuzuschneiden. Das führt dazu, dass man länger daran arbeitet, das Template so umzubauen, dass es irgendwie passt, als wenn man es von Anfang an selbst gedacht hätte.
»Nur weil es für die andere Person funktioniert, heisst das nicht, dass es für dich auch funktioniert.«
Das gilt auch für KI-Workflows. Der Reiz ist verständlich: Jemand hat sich etwas ausgedacht, es funktioniert für ihn, also übernimmst du es. Aber wenn du nicht weisst, welches Problem du damit lösen willst, bleibt der Workflow leer – egal wie elegant er gebaut ist.
Ziele, die niemanden antreiben – und welche es tun
Ein häufiger Fehler: Man definiert ein Tool als Ziel. »Wir sparen mit KI eine Stelle ein. Wir brauchen kein externes Social-Media-Budget mehr.« Das klingt nach Effizienz. Es ist aber kein Ziel, für das jemand gerne arbeitet – auch man selbst nicht.
Zahlenziele bewegen nichts. Sie beschreiben eine Konsequenz, keine Richtung. Wer täglich daran arbeitet, eine Stelle einzusparen, verliert früh die Motivation. Wer dagegen an einer Viertagewoche arbeitet, an besserer Qualität für Kundschaft, an einem Team, das wächst statt verwaltet wird – der weiss, warum er sich die Arbeit macht. Das ändert auch, wie man Tools bewertet. Nicht: »Was spart mir das?« Sondern: »Wobei hilft mir das, mein eigentliches Ziel schneller oder entspannter zu erreichen?«
Der erste Schritt ist immer analog
Bevor irgendein Tool zum Einsatz kommt, gibt es eine Aufgabe, die nur analog funktioniert: aufschreiben, was gerade passiert.
Was sind die einzelnen Schritte im Prozess, den man optimieren will? Wo hakt es? Was fehlt? Was wäre das konkrete Ergebnis, das am Ende stehen soll? Diese Fragen klingen simpel. Aber erst wenn man sie aufschreibt, merkt man, wie unklar die Ausgangslage wirklich ist.
Gerade bei KI-Tools zeigt sich das schnell. Wer einen unsauberen Wunsch eingibt, bekommt ein unsauberes Ergebnis. KI widerspricht nicht – sie nimmt alles, was man ihr gibt, und macht etwas daraus. Je unklarer der Input, desto generischer der Output. Und je generischer der Output, desto mehr Zeit verliert man damit, ihn brauchbar zu machen – oder desto eher gewöhnt man sich daran, Mittelmaß als Ergebnis zu akzeptieren.
»Gerade in KI-Zeiten gibt es nichts Authentischeres als einen selbstgeschriebenen Beitrag.«
Vom Ziel her denken
Wenn das Ziel klar ist und der aktuelle Stand dokumentiert, kommt der dritte Schritt: den Workflow rückwärts aufbauen. Nicht vom Anfang her planen, was man alles machen könnte. Sondern vom Ergebnis her fragen, was es dafür braucht.
Was muss vorliegen, damit das Ziel erreicht ist? Was braucht es dafür im Schritt davor? Und davor? So werden die wirklich notwendigen Schritte sichtbar – und gleichzeitig alles, was man weglassen kann, weil es keinen Beitrag zum Ergebnis leistet.
Eine nützliche Übung dabei: Den Prozess so erklären, als müsste ihn jemand ohne jedes Vorwissen verstehen und selbst ausführen. Wer das schafft, hat den Prozess wirklich durchdacht. Und merkt dabei fast immer, welche Schritte nur zur Absicherung da sind – und welche wirklich gebraucht werden.
Takeaways für besseres Workflow Design
Wer optimiert, bevor er denkt, wird sehr effizient das Falsche tun.
Der erste Schritt bei jeder Optimierung ist analog: aufschreiben, was gerade passiert.
Fertige Workflows funktionieren nur, wenn sie zum eigenen Ziel passen – nicht umgekehrt.
Zahlenziele treiben niemanden an. Echte Ziele beschreiben eine Richtung, nicht eine Einsparung.
KI verstärkt, was schon da ist – gute Klarheit, aber auch schlechte Gedanken.
Rückwärts planen: Vom Ziel her denken, nicht vom Tool.
Jetzt reinhören
In Folge 118 nehmen Paul und Vinz den Begriff Workflow Design auseinander – und zeigen, warum er für KMU relevanter ist als jedes neue KI-Tool. Nicht als Theorie, sondern aus eigener Erfahrung, mit eigenen Fehlern. Wer sich beim Zuhören ertappt fühlt: Das ist der Punkt.
Das Transkript zu E118
Paul: Hört auf, KI zu nutzen oder Logos zu optimieren oder irgendwas auf der Website zu optimieren, wenn ihr am Anfang nicht diesen einen entscheidenden Schritt gemacht habt: das Ziel zu definieren, zu überlegen, was man da überhaupt optimiert und warum man das optimieren will und was man damit erreichen will. Denn ich habe mich die letzten Tage so ein bisschen durch unterschiedliche Podcasts gehört und da gab es einen sehr schönen Podcast. Da ging es um das grosse Thema Workflow Design.
Und Workflow Design – da wurde ich ganz hellhörig, weil ich das Gefühl hatte, das spricht genau das an, was es nicht nur im Umgang mit KI aktuell gibt, sondern was man eigentlich überall spürt: diesen Druck, mithalten zu müssen, schnell noch irgendwas schaffen zu müssen, effizienter werden zu müssen, und man kommt einfach nicht hinterher. Und Workflow Design geht genau auf diesen Punkt ein, zu sagen: Halt kurz inne, überlegt euch am Anfang das Ziel, und gestaltet erst dann den Prozess, um ans entsprechende Ergebnis rauszukommen.
Und keine Sorge, ich habe jetzt nicht den kompletten Folgeninhalt vorweggenommen. Ich habe nämlich noch eine These mit: Die meisten KMUs scheitern aktuell nicht am falschen Tool oder dem, was sie gerade machen – sie scheitern daran, dass sie optimieren, bevor sie überhaupt nachgedacht haben. Und damit würde ich jetzt dir erst mal das Feld übergeben, nachdem ich dich komplett einmal überfahren habe mit dem Thema.
Hast du schon mal von Workflow Design gehört, und kannst du diese These nachvollziehen?
Vinz: Der Begriff an sich ist mir noch recht neu, muss ich ehrlich gestehen. Aber die Meinung dahinter, die Aussage dahinter – das ist mittlerweile auch völlig logisch. Das besprechen wir ja auch schon mit dem Branding. Bevor du grossartig designst oder Kommunikation machst, machst du zuerst mal einen Schritt zurück und definierst die Strategie.
Und nichts anderes ist es auch im generellen Tagesgeschäft. Da muss ich schon sagen, da bin ich auch selbst das ein oder andere Mal in die Falle getappt – mache es auch nach wie vor – dass man halt dann Hals über Kopf einfach mal etwas anfängt, rumwurschtelt, anstatt halt durchzuatmen und sich zu fragen: Okay, was will ich denn jetzt konkret? Oder wenn man sich diese Frage stellt und eine klare Antwort hat, merkt man meistens, dass man sich auch viele Arbeiten sparen kann und viel effizienter auf das eigene Ziel hinarbeiten kann. Mit recht wenig Aufwand im Vergleich.
Paul: Und im Umgang mit KI – wie kannst du dich da so ein bisschen reinfühlen? Wie war da dein Anfang, dein Umgang damit?
Vinz: Ich denke, wir sind praktisch alle, die damit angefangen haben, in die breite Massen-Welle reingefallen. Man hat einfach mal ein bisschen probiert, ein bisschen rumgepröbelt, ein bisschen Unsinn gemacht. Und ja...
Ich weiss es von dir, du bist da recht eifrig bei diesem Thema. Du probierst auch zum Beispiel für unsere Sachen oder für den Blog, was auch immer, schöne Workflows zu hinterlegen. Also wirklich fix fertige Prompts, damit nachher immer etwas das gleiche oder ähnliche Endergebnis rauskommt. Und ich bin jetzt noch nicht so weit drin, aber ich nutze KI – habe ich das Gefühl – auch mehr so ein bisschen als Ideenfindung und so ein bisschen als Zweitmeinung. Es kommt immer darauf an, wie man es nutzt. Aber so aus meiner Erfahrung und von allem, was ich weiss, macht es natürlich sehr viel Sinn, vor allem auch dort, dass man sich zuerst überlegt, was man konkret will, bevor man wirklich etwas eingibt, damit man auch etwas halbwegs Brauchbares rauskriegt. Anstatt halt einfach kopflos irgendeinen Unsinn reinzuschreiben, weil dann kriegt man halt auch recht schwammiges Zeug zurück. Beantwortet das deine Frage?
Paul: Voll – ich will hier auch keine Falle stellen oder so. Das ist ja auch genau das, wie wir – oder wie ich – auch darüber gedacht habe, bevor ich jetzt die letzten Tage diesen tollen KI-Podcast Layer 8/9 gehört habe.
Das sind zwei unglaublich angenehme, coole Leute, die das Ganze moderieren und auf die Beine gestellt haben, und die versuchen, dieses KI-Thema so ein bisschen einzuordnen. Barbara Lampl ist als Co-Host mit dabei – die erklärt KI wunderbar und bringt auf den Punkt, woran auch die meisten Unternehmen scheitern. Und ich will jetzt nicht den ganzen Podcast wiedergeben. Ich habe da mehrere Folgen durchgehört, kann das sehr empfehlen. Wir verlinken das Ganze auch in den Show Notes entsprechend. Aber dieser Grundgedanke – du hast dieses Tool und du versuchst damit irgendetwas hinzubekommen und verstrickst dich dann einfach immer weiter mit dem Tool – der ist ja nicht neu. Und dass man sich eigentlich rausnehmen sollte und sagen sollte, wir überlegen erst, was wir überhaupt machen wollen, und nutzen dann das Tool – für manche vielleicht neu, für uns jetzt auch nicht wahnsinnig neu. Aber dann kam der Gedanke Workflow Design, der basiert halt darauf, dass man erst verstehen muss, wie dieses Tool funktioniert. Also: Was ist denn KI überhaupt im Stande, mir zu helfen? Und wo kommt sie auch an ihre Grenzen? Und sie ist ja nur so gut wie das, was ich da reingebe.
Und dann aber zu überlegen – jetzt am Beispiel Podcast – zu sagen: Wir haben einen Podcast, wir nehmen die Folgen auf, wir wollen eine Unterstützung haben in der Planung, vielleicht auch darin, wie die Show Notes geschrieben sind, was wir auf das Thumbnail drauf schreiben, und sie hilft uns ein bisschen beim Research. Und das sind alles einzelne Sachen. Und wenn du an den Workflow nicht denkst, wird das halt immer mehr und mehr. Also du überlegst: Dann mach ich da noch einen Chat auf, der hilft mir dann nur für die Ideenfindung. Dann mach ich da noch irgendwie einen Workflow auf, der hilft dann nur für die Ausspielung. Anstatt dass man sich eigentlich zurücknimmt und überlegt: Ich habe dieses Tool, ich habe diesen ganzen Prozess – also von »ich habe eine Idee« bis »die Folge erscheint« sind da ganz viele Schritte dazwischen. An welcher Stelle brauche ich KI? An welcher Stelle brauche ich sie nicht? Wie kann sie mich unterstützen? Und wie muss ich jetzt diesen Workflow so gestalten, dass sie mich wirklich gut unterstützen kann und auch keine Fehler macht?
Und das fand ich so schön, weil man das perfekt auf Markenentwicklung übertragen kann. Also auch da haben wir, wenn wir mit KMUs zusammenarbeiten, einen exakten Workflow, wie man vorgeht. Und am Anfang muss klar sein: Was willst du überhaupt mit dem ganzen Spass erreichen? Also warum sitzen wir denn hier freiwillig und überlegen uns, dass du deine Marke neu machen solltest oder dass du neues Branding brauchst?
Natürlich haben wir dann einzelne Schritte, aber die kannst du nicht eins zu eins so wiedergeben – genauso wie beim Podcast auch. Da hat es auch einzelne Schritte: erst aufnehmen, dann ausspielen zum Beispiel. Bei der Markenentwicklung genauso: erst überlegen, was man machen will, dann Logo designen, dann ausspielen. Aber das orientiert sich ja wiederum an so vielen anderen Faktoren. Und da kannst du genauso den Workflow aufstellen – wenn man so will – um deine Marke bestmöglich mit deinen Voraussetzungen und Bedingungen zu gestalten. Deswegen auch diese Folge: weil es aktuell so schwer ist, weil halt 1000 Möglichkeiten da sind, 1000 Tools, 1000 Menschen, die das Gefühl haben, alles schneller zu machen und besser und optimierter – und dich dabei unterstützen wollen oder auch nicht. Und all das ist ja komplett überfordernd. Und natürlich hast du das Gefühl, die Tools können das alles mega schnell. Also setze ich mich mal hin und mach das.
Aber das führt dich nicht zum Ziel. Das ist einfach nur Beschäftigung statt Training, ein Ergebnis zu erreichen. Um den Gedanken geht's.
Vinz: Ich würde so weit gehen, dass es in jedem Aspekt des Lebens so ist. Das ist auch schon so, wenn du sportlicher werden willst. Es gibt so viele Gurus mit dem perfekten Trainingsplan. Wenn du das nicht machst, machst du alles falsch. Ja, egal was du machst, es wird dich irgendwie sportlicher machen. Das ist genauso wie in jedem Selbsthilfebuch. Im Grunde immer das Gleiche: Analysieren, wo du jetzt stehst, definieren, wo du hin willst, und dann handeln. Steht ja nirgends drin.
Ich glaube, ein Schlüsselwort, das mir auch immer ein bisschen predigend vorkommt – zum einen die Klarheit haben, wie du schon gesagt hast, wissen, wo man hin will. Und dann aber auch Einfachheit. Also mach es dir selbst nicht zu kompliziert. Weil es muss ja bei so einem Thema nicht einmal um KI gehen, sondern es kann einfach um ein normales Planungstool gehen. Wie zum Beispiel Trello. Oder auch nur schon das Tool Notion, wo man sich ja selbst so eine Datenbank erstellen kann, die wir ja auch nutzen. Wo man aber, wenn man es zu gut meint, sich komplett verrennen kann und schlussendlich mehr Zeit damit verbringt, das Tool zu pflegen, anstatt dass man überhaupt produktiv ist. Dort muss ich einfach sagen: Klarheit plus Einfachheit gleich Ergebnisse.
Paul: Dann bleiben wir da direkt mal drin. Wie kommt man da am besten hin? Weil – ich mein, alles, was du jetzt aufgezählt hast, die meisten Beispiele kenn ich so. Notion haben wir beide, das ist auch ein bisschen auf meinen Mist gewachsen, und ich habe mich da so ein Tool reingekniet. Und ich habe gebastelt und gebastelt und mir YouTube-Videos angeschaut und überlegt, wie kann ich Dinge verknüpfen? Und es wäre nur noch cool, wenn man da eine Tabelle hat und dort dann ein Abrechnungstool und noch Zeitmanagement obendrauf. Also klar, geht alles mit Notion, kein Thema. Aber wir haben es begonnen, bevor es KI gab. Wir haben uns da selbst reingenerdet in das Thema. Nur um es am Ende halt nicht zu nutzen. Das war ja dann das Ergebnis von einem ganzen Prozess.
Vinz: Ich glaube, das ist auch so ein Punkt. Es ist ja nichts Schlechtes per se, oder? Aber wenn man es macht, dann sollte man es halt auch nutzen. Also die Nutzung an sich ist ja schon das Problem. Das ist ja wie schon auch ... Du kannst bei KI, egal ob mit ChatGPT oder Claude oder was auch immer – es gibt ja gefühlt jeden Tag wieder eine neue KI, die angeblich noch besser ist als der ganze Rest, den es schon gibt. Aber du kannst dort die besten Workflows erstellen oder abschauen, die es gibt. Aber wenn du es dann nicht täglich nutzt, damit es dir die Arbeit erleichtern kann, dann nützt dir das ja auch nichts. Dann ist es ja wieder verlorene Zeit. Also das geht dann wieder auf das zurück, was ich gesagt habe: Du brauchst Klarheit über jetzt und was werden soll. Du brauchst Einfachheit. Also du kannst dich in dem Fall auch vereinfachen mit so einem Tool, aber es braucht auch Aufwand dafür. Und nachher musst du es auch umsetzen. Und wenn du es nicht nutzt, dann ist die Arbeit auch wieder umsonst.
Paul: Und das ist ja der andere Punkt. Also du kannst Notion – bei dem Beispiel kurz zu bleiben – du kannst es von Grund auf selbst aufbauen. Brauchst dafür viel Zeit, weil du dich reinfuchst und dich verfranzst in irgendwelchen Themen. Oder du nutzt fertige Setups, also wie fertige Workflows für KI zum Beispiel, zu sagen, das hat schon jemand für mich erstellt. Und dann passt du dich aber den Workflows an. Und in beiden Fällen verlierst du sehr schnell halt das Ziel aus den Augen. Und ich weiss einfach genau aus dieser Erfahrung, dass es sehr schnell passiert, auch nicht böse gemeint. Es ist eher so dieses: Du gehst einen bestimmten Weg und siehst halt am Wegesrand lauter tolle Möglichkeiten. Natürlich willst du die mit ausprobieren und nutzen. Und auch so aus der eigenen Branding-Erfahrung mit Kundinnen und Kunden: Es ist ja immer das gleiche Spiel, wenn man an den Punkt Design kommt und vorher nicht gründlich die Hausaufgaben gemacht hat. Dann will man dort noch was und da noch eine Option, und das wäre ja cool, wenn das Logo sich noch achtmal im Kreis dreht und hüpft und springt. Und dann denkst du: Klar, möglich ist alles, darum geht es auch gar nicht – aber was soll uns denn ans Ziel führen? Und was ist dieses Ziel? Was muss da passieren, damit wir das Ziel erreichen können?
Weil alles andere – ich habe mir ein paar Kerngedanken aufgeschrieben hier – Workflow ohne Ziel ist einfach nur Beschäftigungstherapie. Also das erinnert mich sehr an diesen Notion-Prozess von damals. Hatte ich mit anderen Tools dann auch noch mal. Sich ewig reinknieen, beschäftigen, beschäftigen – und am Ende feststellen: schön und gut, funktioniert, sieht toll aus, aber eigentlich brauche ich es nicht. Und das tut verdammt weh.
Vinz: Ja, ich muss auch sagen – das habe ich zum Beispiel bei einem Thema extrem gemerkt, und zwar bei Webseiten machen. Du hast ja mittlerweile bei jedem Tool zig Templates. Und ich habe für mich wirklich gemerkt: wenn ich so quasi mit dem Gedanken reingehe, nehme ich ein Template. Es ist jetzt nicht Custom. Aber dafür kann ich dem Kunden beim Preis etwas entgegenkommen, weil ich mir ja auch Aufwand spare. Habe ich mir schon das ein oder andere Mal selbst ins Knie geschossen, weil ich schlussendlich länger daran war, das Template so anzupassen, wie ich es gerne hätte, dass es auch zum Branding passt und zum Kunden passt – anstatt wenn ich einfach alles von Grund auf selbst gemacht hätte. Und das ist so ein bisschen auch das Tückische, finde ich, an vorgefertigten Workflows oder an den extrem gehypten Sachen, die du überall hörst – egal ob es ein Podcast ist oder auf YouTube oder sonst wo – wenn jemand sagt: »Ich habe jetzt diesen Masterplan, den neusten Claude-Workflow für dein Business.« Ja, nur weil es für die Person funktioniert, heisst es nicht, dass es für dich auch funktioniert, weil du musst es schlussendlich ja wieder auf dich adaptieren. Das sind eben solche Themen, da kann man sich ewig im Kreis drehen.
Paul: Es geht ja nahtlos über. Also ich habe mir da noch aufgeschrieben als zweiten Gedanken – der passt ganz gut dazu: Der erste Schritt ist eigentlich immer analog. Also gar nicht mal direkt schauen, was gibt es für Tools, für Möglichkeiten, wie können wir irgendwie schnell starten? Denn selbst wenn es so was Einfaches ist wie – du bist ein kleiner Handwerksbetrieb, du willst jetzt mit Instagram beginnen, du willst die ersten Beiträge dazu schreiben – dann nutzt du die KI, gibst dort irgendwas ein, hoffst, dass dann ein gutes Ergebnis kommt. Du brauchst so lange, mit der KI ein gutes Ergebnis hinzubekommen, mit dem du auch zufrieden bist, gibst vielleicht auch zwischendurch frustriert auf – anstatt dich einfach fünf Minuten an die frische Luft zu setzen und mal zu überlegen: Was beschäftigt mich denn gerade? Was will ich denn teilen? Und dann schreibst du einfach so, wie du schreibst. Also gerade in KI-Zeiten gibt es da eigentlich nichts Authentischeres als einen selbstgeschriebenen Beitrag. Hau den zur Not noch in irgendein Tool rein, um die Rechtschreibung zu korrigieren, falls dir das wichtig ist. Ansonsten lass es weg und teil den ganzen Spass.
Da bist du eher der Fachmann dafür, weil ich die anfällige Person bin, die sich immer in den Tools verstrickt und immer noch irgendwo eine Möglichkeit sieht. Und du bist der Part, der dann sagt: Nee, guck mal, es gibt eine verdammte Aufgabe, die wir machen müssen. Die machen wir. Und da bist du am Ende auch schneller, wenn du es selbst machst und das nicht aus deinen Händen gibst oder auslagerst an irgendein Tool, das da helfen soll.
Vinz: Du kannst es halt einfach machen und, wie du gesagt hast, die zweite Meinung reinholen. Vielleicht ist ja immer etwas dabei, bei dem ich sagen muss, da kann ich noch ein bisschen anpassen. Aber was ich überhaupt nicht mag, wenn man dann einfach eins zu eins den Output kopiert, was die KI ausspuckt. Wir machen auch unsere Skripte für den Podcast zwar viel mit KI, aber ich bin nicht derjenige, der einfach sagt: »Ich brauche ein Thema, schlag mir ein Thema vor«, und dann haue ich eine Folge raus. Denn dann kommt nur generischer Unsinn. Man muss zuerst auch überlegen: Was ist spannend, was beschäftigt die Leute? Dann haust du deine Idee mal grob rein, und dann kommt anhand unseres Schemas ein sauber aufgeleistes Skript mit diesen Punkten. Und hier und da ist immer noch ein Punkt dabei, wo ich sagen muss: »Cool, den hätte ich gar nicht auf dem Radar.« Aber genauso sind immer ein, zwei Punkte dabei, wo ich sage: »Hör auf damit, mach es so wie ich will.«
Paul: Ja, kann ich sehr gut nachvollziehen.
Ich habe mir als dritten Gedanken noch aufgeschrieben – und auch das passt wieder – dass man sich genau die Ziele überlegen sollte und dass Ziele kein generisches Zahlenspiel sind und dass man sich Ziele auch nicht abhängig machen sollte von den Tools. Weil das ist aktuell, glaube ich, ziemlich oft der Fall, dass man denkt: Da gibt es KI, das erleichtert mir die Buchhaltung, oder das erleichtert mir Akquise-Nachrichten zu schreiben, oder das erleichtert mir, Content zu machen. Da brauche ich ja die Person, die ich vielleicht anstellen wollte dafür oder die ich bereits habe, nicht mehr, weil das die KI für mich erledigt. Und dann hast du auf einmal nicht mehr ein Ziel, was du eigentlich erreichen willst – was dann wäre: Wir wollen irgendwie eine Marke mit Bestand aufbauen oder wir wollen einen besseren Kundenservice machen. Sondern das Ziel ist dann: Ich habe ein Tool und dadurch kann ich Geld sparen. Das ist dann auf einmal dein Ziel.
Und das ist ja – Zahlenziele sagen wir immer wieder – das sind keine Ziele, die ein Team antreibt. Wer arbeitet denn gerne dafür, dass ein Posten als nächstes abgeschafft wird? Niemand. Es wäre viel besser zu überlegen: Wir sind schon an einem gewissen Stand. Mit den Tools können wir schneller zu dem eigentlichen Ziel kommen, das wir erreichen wollen. Oder wir können zuverlässig bessere Qualität abliefern. Auch das kann ein Ziel sein, das man erreichen möchte. Oder wir können uns einfach die Viertagewoche ermöglichen. Auch das kann ein Ziel sein – und das macht es sehr viel einfacher, genau die Leute zu gewinnen, die gesund mit ins Team kommen. So viel zum Thema Fachkräftemangel, den wir ja fast in jeder Folge auch mit drin haben. Also das sind alles Ziele, um die es eigentlich gehen sollte, die man sich auch davor analog eben überlegen sollte: Was will ich denn damit? Und dann passt man erst alles andere darauf an.
Vinz: Ja, finde ich einen wichtigen Punkt. Wenn es dann halt ums Sparen geht ... schlussendlich, du kannst Geld sparen, weil du vielleicht niemanden mehr brauchst, der dir den Social-Media-Part händisch macht. Aber dafür zahlst du meistens mit generischem, halbfertigem Content, der nicht so packt, wie er könnte. Und schlussendlich musst du wieder mehr Content machen, und dann bist du wieder gleich weit wie am Anfang.
Das kann ich auch aus eigener Erfahrung sagen. Ich habe auch mal vor Jahren mit LinkedIn etwas gemacht und habe dann einfach gedacht: Boah, es ist mega zeitintensiv und es nervt mich einfach. Und dann probierst du mal mit KI – und dann merkst du, es geht eigentlich recht schnell. Und dann habe ich aber gemerkt, wie es dann noch weniger interessiert hat. Es ist ein bisschen ein Teufelskreis. Wie du sagst: Seine Ziele sich nicht abnehmen lassen von einem Tool. Bin ich voll bei dir. Das Tool ist ein Werkzeug. Es soll Arbeit erleichtern und Arbeit abnehmen. Aber ich finde, wenn man dann einfach Stellen streicht oder das Gefühl hat, man kann noch ein paar Hundert Franken im Monat sparen – nur weil man niemanden mehr nutzt, aber auch nur halbherzig mit dem Tool schafft und dabei einfach fauler statt bewusster oder effizienter wird – dann geht das in eine falsche Richtung.
Dann frage ich mich generell: Wie oft sind es Firmen, die immer auf Premium machen und auf ihren Preisen beharren und so. Aber selbst sind sie nicht bereit, in sich zu investieren. Es sind vielfach auch die, die beim Thema Mitarbeitende extrem hohe Erwartungen haben, extrem hohe Standards an Etikette oder Arbeitsmoral oder was auch immer. Aber selbst haben sie zum Beispiel eine Webseite, die aussieht wie von vor 1998. Dann sind sie verwundert, dass sich keine Sau bewirbt. Weil es einem nicht mal auf die Idee kommt: Wenn die Jüngeren so etwas sehen, dann schliessen sie automatisch darauf, wie der Teamspirit in diesem Betrieb ist. Will ich mir das überhaupt antun? Und wenn dann noch ein Foto vom Inhaber drauf ist, wo er eine Miene zieht wie sieben Tage Regenwetter, kann man sich das ja selbst zusammenrechnen. Es soll halt einfach stimmen.
Paul: Genau das. Und ein Gedanke, der mir gerade noch kam, als du erzählt hast: Es ist das grosse Problem, dass KI unsere Faulheit auch noch fördert. Selbst wenn du einen unsauberen Prompt eingibst – irgendeinen unsauberen Wunsch, und unsauber jetzt in der Hinsicht »Schreib mir mal den Beitrag« – das ist schon unsauber genug. Und da kommt trotzdem ein Ergebnis raus, weil KI dir auch nicht wirklich widerspricht. Auch das ist mittlerweile in Studien belegt, dass sie eher zustimmt, egal ob du da Unsinn reinschreibst oder nicht, und sagt: »Ja, ja, das passt« – und dann immer noch eine Nachfrage stellt: »Kann ich dir noch helfen, wie wäre es noch damit?« Also nochmal was anbieten.
Und dann verstrickst du dich halt in dem ganzen Generischen. Kann ich auch bloss sagen, weil das meine eigenen Anfänge waren. Also klar verliert man sich dann ganz schnell in dem Tool und denkt, das kommt schon gut, und man macht einfach weiter. Aber man verliert halt den Fokus aufs Wesentliche, die Dinge, um die es wirklich geht. Also wenn du nicht diesen gesunden Abstand am Anfang dazu hast und das Tool verstehst – so, wie es arbeiten kann und wobei es dir auch helfen kann, was es dafür aber eben auch braucht – dann bringt es dir eigentlich nichts. Dann schadet es dir eher, weil es dazu führt, dass du faul wirst, dass du dir nicht mehr richtig Gedanken machst, worum es eigentlich geht, dass du dann diese generischen Inhalte annimmst und denkst: »Ja, das ist doch eine gute Empfehlung, was mir die KI ausspuckt.« Wie gesagt, habe ich auch gemacht. Rückblickend ist die Sicht jetzt ein bisschen anders. Vielleicht muss man die Erfahrung auch machen. Wenn das jemand noch nicht gemacht hat: einfach vermeiden.
Vinz: Als ich die Berufsmaturität gemacht habe, hatten wir einen sagenhaft guten Geschichtslehrer. Shoutout an Remo Venini – falls er das hören sollte. Ich war so begeistert von diesem Typ. Ich weiss noch, in der ersten Lektion hat er gesagt, was wir durchnehmen – Zweiter Weltkrieg. Das Gefühl, das 27. Mal in meiner Schulzeit. Dann hat er innerhalb von 10–15 Minuten so quasi runtergeleert, so wie man es halt überall hört. Und dann schaut er uns an und sagt: »So. Und das ist ja das, was man so generell hört. Und jetzt gehen wir aber wirklich schauen, was damals wirklich ausnahmsweise mal anders gelaufen ist.« Und dann kam er mit Sachen, die wirklich interessant und richtig spannend waren. Und der Letzte und der Erste – wir sind alle einfach gerne in seine Stunden.
Und das vergleiche ich gerne mit KI. Wenn du halt einfach zu allem Ja und Amen sagst, was dir präsentiert wird – oder bei den Medien zum Beispiel, oder beim ganzen Zeug, das halt überall auf Social Media rumgehauen wird – wenn du zu allem einfach Ja und Amen sagst, ohne etwas zu hinterfragen, kein Wunder, bist du dort, wo du bist.
Damit will ich nichts anspielen oder so. Aber vor allem mit so einem Tool wie KI finde ich persönlich: Je bequemer du wirst, desto dümmer wirst du auch. Und desto mehr bleibst du irgendwo stecken. Und desto uninspirierter wird das Ganze auch.
Paul: Je nachdem wie du es nutzt. Also es kann eine extreme Arbeitshilfe sein. Das kann dir helfen, ein bestimmtes Ziel schneller zu erreichen, entspannter zu erreichen – oder je nachdem, was du eben damit anstellen möchtest. Aber deswegen habe ich ja die Folge auch mitgebracht. Dieser Workflow-Gedanke lässt sich nicht nur auf KI übertragen, auch wenn das jetzt durch KI gerade wieder hochkommt. Und wie gesagt, hört mal in den Podcast Layer 8/9 rein. Grosse Empfehlung, die haben viele unterschiedliche Folgen zu dem Thema, KI zu erklären – hat mir auch noch mal geholfen. Aber ich dachte mir, das kannst du eben, wie du am Anfang meintest, aufs ganze Leben übertragen.
Und die drei Schritte, die ich jetzt mitgebracht hätte, wären: Am Anfang aufschreiben, bevor man irgendwas anfängt zu optimieren – sei es jetzt eben der KI-Prozess oder das Logo oder die Kommunikationsstrategie – aufschreiben, was man eigentlich aktuell alles macht. Also: Was läuft denn gerade? Und wenn man jetzt so einen Prozess mit KI optimieren möchte: Was sind denn die einzelnen Schritte, die eine Rolle spielen? Wenn man jetzt das Logo optimieren möchte: Wo braucht man denn im täglichen Umgang das Logo? Was muss es denn können? Was sind denn auch so die Wünsche dahinter? Einfach alles erst mal aufschreiben, um ein Gefühl zu bekommen: Was ist denn das für ein Umfang von dem Prozess, über den wir reden? Und gerade bei so komplexeren Sachen, wie jetzt eine Podcast-Folge rauszubringen, sind das sehr, sehr viele kleine Schritte, die da rankommen. Das wurde mir oder wollte mir in den ersten 50 Folgen immer mehr bewusst, dass es eben nicht nur ist: Wir nehmen auf, wir schneiden das, und dann können wir es raushauen. Sondern dieser Prozess – wir haben eine fertig geschnittene Episode da und wollen die teilen – da sind so viele kleine Stellschrauben, die man noch einstellen muss und wo noch ein Text fehlt, noch eine Beschreibung, noch eine Angabe, und das dann nochmal auf zwei unterschiedlichen Plattformen. Das ist verdammt viel Arbeit. Und wenn du dir aber bewusst machst, was für Arbeit auf dich zukommt, kannst du dich entsprechend darauf vorbereiten – und das sogar schon so machen, dass du am Ende in der Zukunft nochmal darauf zurückgreifen kannst.
Das soll heissen: Was wir zum Beispiel nie gemacht haben, ist eine Liste, eine Tabelle mit allen Folgentiteln, mit allen Daten der Veröffentlichung, mit allen Links zu allen Plattformen. Hätte man über die Zeit gut befüllen können. Jetzt bin ich langsam zu faul, das für die letzten 100 Folgen nachzuholen. Aber es wäre schon cool, wenn man diese Übersicht hätte. Haben wir nicht – und im Workflow, bevor man sowas beginnt, sollte man diese Punkte alle mit aufschreiben und definieren.
Dann wäre der zweite Schritt, sich das Ziel zu definieren. Also: Was will ich denn wirklich mit diesem ganzen Aufwand erreichen? Was soll denn am Ende dabei rauskommen? Das kann man genauso machen bei der KI-Nutzung wie auch bei der Logo-Neugestaltung. Was soll denn rauskommen, und warum ist mir das denn so wichtig, und wobei soll es genau helfen? Also da Ziele definieren.
Und dann kann man im dritten Schritt den Workflow rückwärts aufzäumen – wenn man so will. Also wirklich beim Ziel anfangen zu überlegen: Da will ich rauskommen. Was brauche ich dafür für ein Ergebnis, um da rauszukommen? Beim Logo brauche ich ein fertiges Logo. Und da wird mir bewusst: Da brauche ich ja noch irgendwie Schritte davor. Wie komme ich dahin? Bei der Podcast-Veröffentlichung habe ich auch viele Schritte davor. Wie komme ich dahin? Wie kann ich jetzt die einzelnen Schritte miteinander in Verbindung setzen und koordinieren? Und da sind alle Prozesse unterschiedlich. Also auch wir haben unseren Prozess der Markenentwicklung, den wir nutzen. Das ist so eine grobe Hilfslinie, an der wir uns entlanghangeln, weil die einzelnen Schritte aufeinander aufbauen. Aber wie sehr man in die Tiefe geht, wo man wirklich ansetzt, was besonders relevant ist für welches KMU – das ist bei jedem Fall unterschiedlich. Und da kann man unterschiedlich gewichten und das anpassen und überlegen: Muss man nochmal irgendwo in die Tiefe gehen, was braucht es dafür? Und auch da, wenn man so eine Markenentwicklung einmal durchgeht, kann man das genauso als Workflow gestalten für sich – dass man überlegt, wie kann ich denn die Marke immer wieder optimieren und nachschärfen und weiterentwickeln. Vielleicht machen wir dazu mal eine eigene Folge, um das zu prüfen, weil es auch ein wichtiges Thema ist. Aber dann kommt man damit ans Ziel.
Vinz: Aber auch dort habe ich das Gefühl – oder kenne es auch von mir selbst – ist die Gefahr immer gross, dass man sich schon beim ersten Punkt extrem verzetteln kann. Weil man es halt zu detailliert, zu perfekt machen will. Und darum muss ich mich selbst auch immer an die Nase nehmen und mir den einfachen Satz einflössen: Learning by doing. Es bringt viel mehr, wenn man dann auch einfach mal ein bisschen drauflosfährt. Also nicht ganz planlos, aber wenn der Plan halt nicht gerade ganz ausgereift ist, sondern halt einfach mal zu 80 Prozent steht, und dann fährt man an. Weil es wird immer etwas dazukommen oder wegfallen, wo man zu viel nachgedacht hat oder was auch immer. Aber einfach dort sicher mal – wie du gesagt hast – definieren, wo man hin will. Und dann einfach mal anfangen. Smart und einfach behalten. Und sich nicht wieder in die nächste Beschäftigungstherapie stürzen – irgendwelche Diagramme entwerfen oder irgendwelche Listen oder so. Sondern einfach mal grob anfangen und dann schnell loslegen.
Paul: Ja, und gleichzeitig noch ein guter anderer Tipp – es kommt ja immer drauf an, was du gerade machst. Wenn wir jetzt in der Markenentwicklung sind und sagen, wir wollen die fertige Marke haben, dann müssen wir schauen: Was ist denn euer Produkt, euer Angebot? Und alleine fürs Angebot kann man ja diese Listen machen. Also: Was passiert genau im Angebot, wie läuft das ab? Oder auch der Weg: Wie kommen Leute zu deinem Angebot hin? Und dann findet man die einzelnen Punkte. Was sind denn die relevanten Schritte? Wo sollten wir den Ansatz noch unteroptimieren? Und dann wäre der nächste Unterbau zu überlegen: Wie können wir da optimieren? Also was brauchen wir denn dafür? Brauchen wir neue Texte oder neue Bilder oder irgendetwas anderes?
Und auch dann kann man ja schauen: Wie kommen wir denn jetzt zu neuen Texten und zu neuen Bildern? Was brauchen wir denn dafür wiederum? Also wenn du es denkst wie eine KI – und das sind ja eigentlich nur Formeln und Graphen, die da im Hintergrund ablaufen – dann denkst du einfach im strukturierten, mathematischen Denken und findest dann diese einzelnen Verknüpfungen. Und da findest du automatisch Dinge, die du weglassen kannst und Dinge, die du abkürzen kannst, wo du schneller ans Ziel kommst.
Aber eine gute Übung ist, diese Prozesse so zu erklären, als müsstest du es jemandem erklären, der von dem, was du machst, keine Ahnung hat – aber die Arbeit für dich übernehmen soll. Und wenn du das schaffst, das so zu erklären, dass es jemand versteht, dann hast du es selbst auch verstanden. Und dann kann man natürlich – wie du meintest – auch Dinge weglassen und optimieren, beziehungsweise wahrscheinlich eher weglassen: überlegen, brauche ich wirklich diesen Zwischenschritt? Ist der zur Absicherung für mich, oder brauche ich den wirklich, weil ich mit KI zusammenarbeite und die dieses Hintergrundwissen haben muss? Also warum brauche ich den Schritt, und wenn ich ihn nicht brauche, kann ich ihn weglassen.
Aber dazu eine andere Folge. Zu diesem Klarheitsthema kommen wir jedes Mal raus – haben wir auch schon Folgen gemacht – das ist nochmal ein eigenes Thema.
Vinz: Ja. Ich habe eigentlich ... Ja, erzähl.
Paul: Ich hätte auf jeden Fall noch so einen Abschlusssatz. Wenn du magst, wäre das:
Wer optimiert, bevor er denkt, wird sehr effizient das Falsche tun. Denn der erste Schritt ist immer analog. Klarheit über das Ziel – und alles andere, KI, Logo, Workflow, was auch immer, das kommt dann danach. Das passt ja perfekt zu dem, was du vorhin erst gesagt hast.
Vinz: Ich habe gar nichts mehr hinzuzufügen. Den lasse ich jetzt einfach so stehen, sonst versaue ich ihn euch noch.
Paul: Das würdest du niemals tun. Aber wir können ja mal in die Runde fragen, alle, die uns hier zuhören: Was sind eure Erfahrungen mit Workflow Design? Habt ihr das schon mal durchgespielt? Ist das bei euch ein Thema? Wenn ja oder wenn nein – macht es zu einem Thema, und schreibt uns mal eure Erfahrungen. Wir sind ja nun wirklich kein KI-Podcast, aber ich finde den Gedanken ganz spannend. Und das noch als letzter Gedanke: Wir denken KI glaube ich ganz oft als etwas sehr Technisches – und gehen aber mit KI gleichzeitig ziemlich menschlich um, indem wir dann schon Bitte und Danke sagen in so einem Prozess und fast freundlicher schreiben, als wir mit unseren Nachbarn reden würden. Und vielleicht können wir den Gedanken noch mitnehmen, am Schluss: Diese menschlichen Aspekte im Prozess, das sind eigentlich die Entscheidenden. Die entstehen ja vor allem im Analogen. Also da wirklich immer am Anfang einen Schritt zurückzugehen, nochmal zu überlegen: Warum brauche ich das? Will ich mir das freiwillig antun? Was will ich damit erreichen? Und dann kommt das gut. Und für alles andere – Abo dalassen, liken, bevor du jetzt dazwischenfunkst.
Vinz: Da wird man ganz nostalgisch ums Herz, wenn ich das von dir höre.
Paul: Oder? Ich glaube, unsere beiden Welten sind gar nicht so weit entfernt, wie man immer denkt. Sehr schön. Hast du noch was auf dem Herzen?
Vinz: Ich liebe das alles.
Nein, ich finde es interessant, dass das auch wieder mal vor Augen geführt werden darf. Ich hoffe, der einen oder anderen Person ein bisschen weitergeholfen zu haben. Ich glaube, ich muss mir da wieder eine Notiz machen: Keep it simple, und zuerst ein bisschen durchdenken, bevor man einfach so kopflos loslegt.
Paul: Ja.
Vinz: Nein, sonst habe ich nichts. Danke.
Paul: Immer gerne, und bis zum nächsten Mal. Ciao.